Validar VIES

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En el exigente mundo comercial al que nos enfrentamos hoy, existen empresas emprendedoras de España que hacen negocios con otras de la Comunidad Europea. Este tipo de intercambio comercial se conoce como “operaciones intracomunitarias” y son muy beneficiosas para una empresa.

Ahora bien, para poder interactuar con estos operadores comerciales debes conocer su status VIES; pero, ¿de qué se trata y cómo puedes validar esa información? En este post te lo explicamos.

¿Qué significa el acrónimo VIES?

Cuando se habla de VIES, se está haciendo referencia a un sistema de intercambio de información sobre el IVA (impuesto sobre el valor añadido). La Unión Europea ofrece este servicio para poder verificar el número de operador intracomunitario de una empresa que funcione dentro de sus fronteras.

Este número de operador intracomunitario se corresponde con el mismo del IVA, precedido de dos letras que identifican al país Europeo de origen. Tener este número asignado confirma que la empresa con la que se quiere negociar está registrada legalmente en el agente tributario correspondiente.

Por otra parte, cuando una empresa está registrada en el sistema VIES, es porque puede comprar bienes o servicios y estar exentos del IVA. Por lo tanto, hacer transacciones comerciales con ella reporta un beneficio económico debido a que no se paga el impuesto al valor añadido del país.

En otras palabras, mediante el sistema VIES, puedes consultar si una empresa está habilitada para comerciar con otra que esté dentro de la Unión Europea. El resultado de esa transacción sería un ahorro económico, ya que no tendrían que pagar el IVA por realizar una operación intracomunitaria.

Es muy útil poder tener nuestra empresa registrada en el sistema VIES, en especial si se está comenzando y es una pequeña o mediana. La razón es que estaremos en capacidad de realizar transacciones comerciales con otras empresas de la comunidad Europea y no pagar el IVA.

Ahora bien, para poder validar la información de la empresa en el sistema VIES hace falta cumplir con otros requisitos. A continuación te contamos cuáles son los pasos previos para validar el VIES, por eso toma nota y registra pronto tu empresa.

Pasos previos para poder validar el VIES

Antes de que puedas validar el VIES, necesitas que tu empresa esté añadida en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Es importante mencionar el hecho de que se puede hacer transacciones con una empresa aunque no esté registrada en el ROI. La diferencia es que los trámites fiscales serán distintos y se deberá pagar IVA, lo que no ocurre cuando las implicadas están en el ROI.

Para registrarse en el ROI se deben seguir los siguientes pasos:

  • Ingresar a la página web del agente tributario o dirigirse en persona a una de sus sedes.
  • Ubicar en la página web o solicitar la planilla conocida como “modelo 306”.
  • En la página número 5 de este formato se encuentra la casilla número 582. Debes marcarla para indicar que quieres que se te dé de alta o inscriba en el registro de operadores intracomunitarios.
  • En esa misma página se encuentra la casilla 584. Debes marcarla e indicar la fecha que tienes planificada para ejecutar tu primera operación intracomunitaria.
  • El reglamento establece que el agente tributario tiene hasta tres meses para indicar o confirmar si han aceptado tu solicitud o ha sido rechazada.
  • Si pasan los tres meses y no has sido notificado, debe entenderse que deberás solicitar nuevamente la inscripción en el ROI.
  • Cuando se aprueba la inscripción, entonces el agente tributario asigna a la empresa u operador comercial solicitante un número NIF-IVA.

El NIF es el número de identificación fiscal del operador comercial. El NIF-IVA es un código que permite identificar a una empresa que opera dentro de la Comunidad Europea, así como su ubicación. Está conformado por el prefijo de la nación más el número de NIF, en el caso de España sería: ES + NIF.

¿Cómo validar el VIES?

Antes de que el agente tributario asigne el código NIF-IVA (lo que automáticamente te registra en el sistema VIES), suele hacer comprobaciones. Estas verificaciones las hace para comprobar si la empresa, emprendedor o profesional que hace la solicitud debe ser aprobado. Dichas comprobaciones pueden incluir lo siguiente:

  • Visitas personales a las instalaciones de la empresa por parte trabajadores del ente fiscal.
  • Solicitud de documentos que justifiquen o confirmen la compra o venta de bienes o servicios con otros operadores intracomunitarios.

Cuando ya se ha hecho efectiva la solicitud, nuestra empresa puede realizar operaciones intracomunitarias con otras de la Unión Europea. Como resultado podremos realizar transacciones comerciales sin cancelar el IVA del país, lo que resulta muy ventajoso como ahorro económico.

Tienes dos formas para validar o comprobar la información de tu empresa en el sistema VIES, las cuales te mencionamos a continuación:

  1. Ingresar a la página web oficial de la “Agencia Estatal de Administración Tributaria” o AEAT.

Allí puedes verificar el código NIF-IVA de cualquier empresa española que esté registrada en el ROI, es decir, que sea un operador intracomunitario. Recuerda que esto la faculta para hacer transacciones comerciales con empresas de la Comunidad Europea sin pagar IVA.

También se puede verificar el código NIF-IVA de operadores intracomunitarios no españoles y por supuesto, consultar el personal de nuestra empresa. No hace falta ningún requisito especial para realizar estas consultas, aunque en ocasiones se requiere de un certificado digital instalado en la PC.

  1. Ingresar a la página web oficial de la “Comisión Europea”.

Una vez estemos en el sitio web, será posible consultar la legalidad de un número de NIF-IVA de cualquier operador comercial en la Unión Europea. Con esta información podrás realizar transacciones comerciales con las empresas de la unión Europea y ahorrar con la exoneración del IVA.

Consejos finales

A veces al comprobar el estatus de una empresa en el sistema VIES de la página de la Comisión Europea, no sale registrada. En ese caso, también debes revisar en la página de la AEAT porque quizás aún no están cruzadas las bases de datos.

Si al comprobar en ambas páginas web aparece la empresa como “No Registrada”, puede ser que no exista ese número de NIF-IVA. Es posible que la empresa sí exista, pero que no está habilitada para hacer operaciones intracomunitarias, lo que implicaría pagar impuestos.

Para expandir los horizontes de tu empresa al hacer transacciones con las de otros países y ahorrar gastos de IVA, valida el estatus VIES. Te invitamos a consultar cómo hacer otros trámites aquí en tu página solicitar-acta.com.

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